Presupuesto, factura, recibo: cómo funciona el flujo documental en Tailandia

Presupuesto → factura → recibo: el flujo básico

Si haces negocios en Tailandia el tiempo suficiente, te encontrarás una y otra vez con la misma secuencia de documentos: un presupuesto para acordar el precio, a veces una confirmación de pedido cuando el cliente acepta, una factura cuando el trabajo es facturable, y un recibo cuando has cobrado. Cada uno tiene un propósito distinto, y confundirlos —enviar una "factura" cuando quieres decir un presupuesto, por ejemplo— genera confusión tanto para tu cliente como para tu contador.

El presupuesto: acordar el precio primero

Un presupuesto (ใบเสนอราคา) establece lo que propones entregar y a qué precio, antes de que exista ninguna factura. No es una exigencia de pago: es una propuesta que tu cliente puede aceptar, negociar o rechazar. Para trabajos donde el alcance o el precio necesitan aprobación primero, un presupuesto claro y numerado evita cualquier ambigüedad sobre lo que realmente se acordó.

La confirmación de pedido: fijar lo acordado

Una vez que un cliente acepta un presupuesto, una confirmación de pedido registra exactamente lo que se acordó: las mismas líneas y el mismo precio, ahora confirmados en lugar de propuestos. Es un paso intermedio útil para pedidos o proyectos más grandes, dando a ambas partes un registro claro antes de emitir una factura.

La factura: el cobro real

La factura es donde se genera la obligación de pago. Indica lo que se debe, cuándo vence, y el tratamiento del IVA por línea: el importe neto, el IVA y el total bruto se calculan automáticamente. Es el documento con el que trabaja el departamento de contabilidad de tu cliente, y el que usarás como referencia si necesitas hacer seguimiento de un pago.

El recibo: prueba de pago

Una vez que una factura se paga —total o parcialmente—, un recibo (ใบเสร็จรับเงิน) confirma que se recibió el pago. Para clientes tailandeses, aquí es también donde aparece la retención en la fuente: si el cliente tiene sede en Tailandia, Lemon Invoice lo marca automáticamente para la retención estándar del 3%, calculada sobre el importe neto, y la muestra en el recibo, de modo que el importe realmente recibido y el del recibo coincidan, en lugar de dejar un hueco que explicar más tarde.

Convertir documentos sin volver a escribir

En Lemon Invoice, esto no son cuatro documentos separados que se construyen desde cero: es un único flujo. Convierte un presupuesto en factura, y una factura en recibo, sin volver a escribir los datos del cliente ni las líneas cada vez. Esto importa especialmente cuando un presupuesto necesita revisarse o un proyecto se extiende en varias facturas: todo remonta a la misma fuente, en lugar de irse descuadrando.

Una numeración que tiene sentido para tu contador

Cada tipo de documento —presupuesto, confirmación de pedido, factura, recibo— tiene su propia secuencia de numeración automática, de modo que un número de presupuesto y un número de factura nunca se confunden, y tu contador puede seguir un rastro claro desde la propuesta hasta el pago sin tener que cruzar hojas de cálculo.

Un ejemplo sencillo

Envías un presupuesto para un proyecto web: 40.000 THB más IVA. El cliente lo acepta, así que lo conviertes en una confirmación de pedido para fijar el alcance. Una vez entregado el primer hito, conviertes los mismos datos en una factura: 40.000 THB neto, 2.800 THB de IVA al 7%, 42.800 THB de total bruto. El cliente paga y, como es una empresa tailandesa, Lemon Invoice ya lo tenía marcado para la retención en la fuente, así que el recibo muestra el 3% estándar retenido sobre el importe neto (1.200 THB) junto al pago recibido, coincidiendo con lo que realmente llegó a tu cuenta bancaria.

Por qué importa este flujo

Seguir el orden correcto no es solo cuestión de convención. Un flujo claro de presupuestos y facturas significa menos preguntas de los clientes sobre qué es realmente un documento, menos cifras descuadradas que tu contador tenga que perseguir, y un rastro documental sólido, tanto si lo revisas tú mismo como si lo entregas a otra persona a fin de año.

Mantén cada etapa en un solo lugar

Ya sea que estés presupuestando a un cliente nuevo o emitiendo un recibo de un proyecto terminado hace meses, mantener presupuestos, confirmaciones de pedido, facturas y recibos en un único flujo conectado significa que nunca reconstruyes un documento de memoria: simplemente avanzas el mismo.