Offerte, factuur, bon: hoe de Thaise documentstroom werkt

Offerte → factuur → bon: het basisproces

Doet u lang genoeg zaken in Thailand, dan komt u steeds dezelfde reeks documenten tegen: een offerte om de prijs af te spreken, soms een orderbevestiging zodra de klant akkoord gaat, een factuur zodra het werk factureerbaar is, en een bon zodra u bent betaald. Elk heeft een ander doel, en ze door elkaar halen — bijvoorbeeld een "factuur" sturen terwijl u een offerte bedoelt — zorgt voor verwarring bij zowel uw klant als uw boekhouder.

De offerte: eerst de prijs afspreken

Een offerte (ใบเสนอราคา) beschrijft wat u voorstelt te leveren en tegen welke prijs, nog voordat er een factuur bestaat. Het is geen betalingsverzoek — het is een voorstel dat uw klant kan accepteren, onderhandelen of afwijzen. Voor werk waarbij de omvang of prijs eerst moet worden goedgekeurd, voorkomt een duidelijke, genummerde offerte elke onduidelijkheid over wat er precies is afgesproken.

De orderbevestiging: vastleggen wat is afgesproken

Zodra een klant een offerte accepteert, legt een orderbevestiging precies vast wat er is afgesproken — dezelfde regels en dezelfde prijs, nu bevestigd in plaats van voorgesteld. Het is een nuttige tussenstap bij grotere orders of projecten, die beide partijen een duidelijke vastlegging geeft voordat een factuur wordt uitgegeven.

De factuur: de daadwerkelijke rekening

De factuur is het moment waarop een betalingsverplichting ontstaat. Ze vermeldt wat verschuldigd is, wanneer het vervalt, en de btw-behandeling per regel — netto-, btw- en brutobedrag automatisch berekend. Dit is het document waarmee de boekhoudafdeling van uw klant werkt, en het document waarnaar u verwijst als u een betaling moet opvolgen.

De bon: bewijs van betaling

Zodra een factuur is betaald — geheel of gedeeltelijk — bevestigt een bon (ใบเสร็จรับเงิน) dat de betaling is ontvangen. Bij Thaise klanten is dit ook waar de bronbelasting verschijnt: is de klant gevestigd in Thailand, dan markeert Lemon Invoice deze automatisch voor de standaard bronbelasting van 3%, berekend over het nettobedrag, en toont deze op de bon — zodat het daadwerkelijk ontvangen bedrag en het bedrag op de bon overeenkomen, in plaats van een gat achter te laten dat u later moet verklaren.

Documenten omzetten zonder opnieuw te typen

In Lemon Invoice zijn dit geen vier aparte documenten die vanaf nul worden opgebouwd — het is één doorlopend proces. Zet een offerte om in een factuur, en een factuur in een bon, zonder de klantgegevens of regels telkens opnieuw te typen. Dat telt vooral wanneer een offerte moet worden herzien of een project over meerdere facturen loopt: alles herleidt tot dezelfde bron, in plaats van uit elkaar te lopen.

Nummering die logisch is voor uw boekhouder

Elk documenttype — offerte, orderbevestiging, factuur, bon — krijgt zijn eigen automatische nummerreeks, zodat een offertenummer en een factuurnummer nooit worden verward, en uw boekhouder een duidelijk spoor kan volgen van voorstel tot betaling, zonder spreadsheets te moeten kruisverwijzen.

Een eenvoudig voorbeeld

U stuurt een offerte voor een websiteproject: 40.000 THB plus btw. De klant gaat akkoord, dus zet u het om in een orderbevestiging om de omvang vast te leggen. Zodra de eerste mijlpaal is opgeleverd, zet u dezelfde gegevens om in een factuur — 40.000 THB netto, 2.800 THB btw bij 7%, 42.800 THB bruto. De klant betaalt, en omdat het een Thais bedrijf is, had Lemon Invoice het al gemarkeerd voor bronbelasting — dus de bon toont de standaard 3% ingehouden op het nettobedrag (1.200 THB) naast de ontvangen betaling, overeenkomend met wat daadwerkelijk op uw bankrekening is binnengekomen.

Waarom dit proces ertoe doet

De juiste volgorde aanhouden is niet alleen een kwestie van conventie. Een duidelijke offerte- en factuurworkflow betekent minder vragen van klanten over wat een document eigenlijk is, minder niet-kloppende cijfers die uw boekhouder moet achterhalen, en een papieren spoor dat standhoudt, of u het nu zelf controleert of aan het einde van het jaar aan iemand anders overdraagt.

Houd elke fase op één plek

Of u nu een offerte opstelt voor een nieuwe klant of een bon uitgeeft voor een project dat maanden geleden is afgerond, door offertes, orderbevestigingen, facturen en bonnen in één verbonden proces te houden, hoeft u nooit een document uit het geheugen op te bouwen — u zet gewoon hetzelfde document voort.