Orçamento, fatura, recibo: como funciona o fluxo documental das empresas tailandesas

Orçamento → fatura → recibo: o fluxo básico

Quem faz negócios na Tailândia tempo suficiente encontra sempre a mesma sequência de documentos: um orçamento para acordar o preço, por vezes uma confirmação de encomenda quando o cliente aceita, uma fatura quando o trabalho é faturável, e um recibo quando é pago. Cada um tem um propósito diferente, e confundi-los — enviar uma "fatura" quando se quer dizer um orçamento, por exemplo — gera confusão tanto para o seu cliente como para o seu contabilista.

O orçamento: acordar o preço primeiro

Um orçamento (ใบเสนอราคา) estabelece o que se propõe entregar e a que preço, antes de existir qualquer fatura. Não é uma exigência de pagamento — é uma proposta que o seu cliente pode aceitar, negociar ou recusar. Para trabalhos em que o âmbito ou o preço precisam de aprovação primeiro, um orçamento claro e numerado evita qualquer ambiguidade sobre o que foi realmente acordado.

A confirmação de encomenda: fixar o que foi acordado

Assim que um cliente aceita um orçamento, uma confirmação de encomenda regista exatamente o que foi acordado — as mesmas linhas e o mesmo preço, agora confirmados em vez de propostos. É um passo intermédio útil para encomendas ou projetos maiores, dando a ambas as partes um registo claro antes de a fatura ser emitida.

A fatura: a cobrança propriamente dita

A fatura é onde se cria uma obrigação de pagamento. Indica o que é devido, quando vence, e o tratamento de IVA por linha — valor líquido, IVA e total bruto calculados automaticamente. É o documento com que a equipa de contabilidade do seu cliente trabalha, e aquele que vai usar como referência se precisar de fazer seguimento de um pagamento.

O recibo: prova de pagamento

Assim que uma fatura é paga — total ou parcialmente — um recibo (ใบเสร็จรับเงิน) confirma que o pagamento foi recebido. Para clientes tailandeses, é também aqui que surge a retenção na fonte: se o cliente estiver sediado na Tailândia, a Lemon Invoice assinala-o automaticamente para a retenção padrão de 3%, calculada sobre o valor líquido, e mostra-a no recibo — para que o valor efetivamente recebido e o valor no recibo coincidam, em vez de deixar uma diferença para explicar mais tarde.

Converter documentos sem reescrever

Na Lemon Invoice, isto não são quatro documentos separados construídos do zero — é um único fluxo. Transforme um orçamento numa fatura, e uma fatura num recibo, sem reescrever os dados do cliente ou as linhas de cada vez. Isto é especialmente importante quando um orçamento precisa de ser revisto ou um projeto se estende por várias faturas: tudo remonta à mesma origem, sem se desalinhar.

Uma numeração que faz sentido para o seu contabilista

Cada tipo de documento — orçamento, confirmação de encomenda, fatura, recibo — tem a sua própria sequência de numeração automática, para que um número de orçamento e um número de fatura nunca se confundam, e o seu contabilista possa seguir um rasto claro desde a proposta até ao pagamento, sem ter de cruzar folhas de cálculo.

Um exemplo simples

Envia um orçamento para um projeto de website: 40.000 THB mais IVA. O cliente aceita, por isso converte-o numa confirmação de encomenda para fixar o âmbito. Assim que o primeiro marco é entregue, converte os mesmos detalhes numa fatura — 40.000 THB líquidos, 2.800 THB de IVA a 7%, 42.800 THB de total bruto. O cliente paga e, por ser uma empresa tailandesa, a Lemon Invoice já a tinha assinalado para retenção na fonte — pelo que o recibo mostra os 3% padrão retidos sobre o valor líquido (1.200 THB) ao lado do pagamento recebido, correspondendo ao que efetivamente chegou à sua conta bancária.

Porque é que este fluxo importa

Seguir a sequência correta não é apenas uma questão de convenção. Um fluxo claro de orçamentos e faturas significa menos perguntas dos clientes sobre o que um documento realmente é, menos números desencontrados que o seu contabilista tem de perseguir, e um rasto documental sólido, quer o reveja você mesmo quer o entregue a outra pessoa no final do ano.

Mantenha cada etapa num só lugar

Quer esteja a orçamentar um novo cliente ou a emitir um recibo de um projeto concluído há meses, manter orçamentos, confirmações de encomenda, faturas e recibos num único fluxo ligado significa que nunca reconstrói um documento de memória — está simplesmente a avançar o mesmo documento.