โปรแกรมออกใบแจ้งหนี้ สำหรับเอเจนซี่

โปรแกรมออกใบแจ้งหนี้ สำหรับเอเจนซี่ ที่ใช้งานได้จริงต้องรองรับการดูแลลูกค้าสิบกว่ารายพร้อมกันโดยไม่ต้องมีขั้นตอนแยกสำหรับแต่ละราย ลูกค้า โปรเจกต์ และใบแจ้งหนี้ทุกรายการอยู่ในพื้นที่ทำงานเดียวที่ค้นหาได้ ทีมขายส่งใบเสนอราคา ทีมดูแลลูกค้าตรวจดูว่ายังค้างอะไรอยู่ ทีมบัญชีออกใบแจ้งหนี้ ทั้งหมดทำงานจากข้อมูลชุดเดียวกัน พร้อมเลขที่เอกสารเรียงต่อเนื่องอัตโนมัติ แม้จะมีคนสามคนออกบิลให้ลูกค้าคนละรายในสัปดาห์เดียวกันก็ไม่มีเลขที่ซ้ำหรือขาดหาย

โปรเจกต์ระยะยาวไม่จบในบิลเดียว แบ่งเป็นใบแจ้งหนี้ตามงวด เช่น มัดจำก่อนเริ่มงาน งวดระหว่างงาน และงวดส่งมอบ แล้วติดตามแต่ละงวดจนจ่ายครบภายใต้ลูกค้ารายเดียวกันแทนที่จะสับสนว่างวดไหนยังค้างอยู่ ถ้าลูกค้าเป็นบริษัทจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มหรืออยู่ต่างประเทศ กำหนดอัตราภาษีต่อรายการ ทุกใบแจ้งหนี้แสดงยอดก่อนภาษี ภาษี และยอดรวมชัดเจน และบิลเป็นสกุลเงินของลูกค้ารายนั้นได้โดยตรง ส่วนรายงานของเอเจนซี่ยังรวมยอดกลับมาเป็นสกุลเงินหลักให้เห็นภาพรวมรายได้ที่แม่นยำทั้งบริษัท

เอกสารทุกฉบับที่ออกจากเอเจนซี่มีแบรนด์เดียวกัน ไม่ว่าจะเป็นใบเสนอราคาหรือใบแจ้งหนี้ และไม่ว่าใครในทีมจะเป็นคนกดส่ง ประสบการณ์ที่ลูกค้าเห็นจึงสม่ำเสมอทุกครั้ง หากขอบเขตงานเปลี่ยนกลางโปรเจกต์หรือลูกค้าโต้แย้งงวดใดงวดหนึ่ง ออกใบลดหนี้อ้างอิงใบแจ้งหนี้ต้นฉบับแทนการแก้ไขย้อนหลัง ประวัติยังคงอยู่ครบทั้งฝั่งลูกค้าและฝั่งเอเจนซี่เอง สิ้นเดือน ดึงรายงานใบแจ้งหนี้และการชำระเงินแยกตามลูกค้าออกมาได้ในคลิกเดียว แทนที่ทีมบัญชีจะต้องประกอบภาพจากอีเมลและไฟล์กระจัดกระจายของแต่ละทีม

ฐานลูกค้าและทีมงานเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา เมื่อได้โปรเจกต์ใหม่ที่คล้ายกับที่เคยบิลไปแล้ว คัดลอกใบแจ้งหนี้หรือใบเสนอราคาเดิมมาปรับโปรเจกต์ วันที่ และจำนวนเงิน แทนการสร้างรายการใหม่ทั้งหมดทีละบรรทัด ใช้เวลาไม่กี่นาทีแทนที่จะเสียครึ่งชั่วโมงไปกับงานซ้ำ และเมื่อลูกค้าเป็นบริษัทข้ามชาติมากขึ้นเรื่อยๆ อินเตอร์เฟซของระบบเองก็ใช้งานได้ใน 9 ภาษา ทำให้ทีมการเงินฝั่งลูกค้าเปิดดูใบแจ้งหนี้ได้โดยไม่ต้องแปลทีละบรรทัดก่อนอนุมัติจ่าย