โปรแกรมออกใบแจ้งหนี้ สำหรับร้านค้าออนไลน์

โปรแกรมออกใบแจ้งหนี้ สำหรับร้านค้าออนไลน์ ที่ใช้งานได้จริงต้องรับมือกับคำสั่งซื้อที่อีเมลยืนยันคำสั่งซื้อของหน้าร้านตอบโจทย์ไม่ได้ ลูกค้าองค์กรหรือคำสั่งซื้อมูลค่าสูงต้องการเอกสารที่แยกยอดก่อนภาษี ภาษี และยอดรวมชัดเจน ไม่ใช่แค่ใบเสร็จสำหรับผู้บริโภคทั่วไป กำหนดอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มต่อรายการในใบแจ้งหนี้ เช่น 7% แล้วส่งออกเป็น PDF ที่มีแบรนด์ร้าน ไม่ว่าคำสั่งซื้อนั้นจะมาจากหน้าร้านของตัวเอง มาร์เก็ตเพลส หรือคำถามที่ทักเข้ามาทางแชท

การขายหลายช่องทางพร้อมกัน ไม่ว่าจะเป็นเพจ Facebook ไลน์ OA Shopee หรือ Lazada หมายความว่าใบแจ้งหนี้ที่ออกจากคำสั่งซื้อแต่ละช่องทางก็รวมอยู่ในระบบเดียว แทนที่จะต้องเปิดหลายหน้าจอมาสรุปยอดขายรวมเองทุกครั้ง ปัจจุบันยังไม่มีการเชื่อมต่อโดยตรงกับแพลตฟอร์มเหล่านี้ นำเข้าคำสั่งซื้อที่ต้องออกใบแจ้งหนี้เป็นไฟล์หรือกรอกเป็นรายการเอง แต่เมื่อเข้าระบบแล้ว ทุกใบก็อยู่ในรายงานเดียวกันสำหรับดูภาพรวมยอดขายและภาษีมูลค่าเพิ่มทั้งเดือน

ลูกค้าองค์กรที่สั่งของขวัญหรือของชำร่วยจำนวนมากในช่วงเทศกาลมักทักเข้ามาในแชทเดียวกับลูกค้าทั่วไป แต่ฝ่ายจัดซื้อของเขาต้องการใบเสนอราคาอย่างเป็นทางการก่อนอนุมัติจ่าย ส่งใบเสนอราคาให้อนุมัติก่อน แล้วแปลงเป็นใบแจ้งหนี้ได้ในคลิกเดียวโดยไม่ต้องพิมพ์รายการสินค้าซ้ำ เมื่อลูกค้าขายให้ต่างประเทศ ออกใบแจ้งหนี้เป็นสกุลเงินของลูกค้าปลายทางได้โดยตรง ขณะที่แดชบอร์ดยังรวมยอดกลับมาเป็นสกุลเงินหลักให้เห็นรายได้จริงในภาพเดียว

การคืนสินค้าและคืนเงินบางส่วนเกิดขึ้นเป็นประจำในธุรกิจค้าปลีก ออกใบลดหนี้อ้างอิงกลับไปยังใบแจ้งหนี้ต้นฉบับทุกครั้งแทนการแก้ยอดเองในแชทหรือสเปรดชีต เก็บประวัติไว้ตรงไปตรงมาว่าคืนอะไรไปเท่าไร สิ้นเดือนหรือสิ้นไตรมาส ดึงรายงานใบแจ้งหนี้และการชำระเงินออกมาเป็นไฟล์เดียวส่งให้นักบัญชี มีประโยชน์มากเมื่อต้องดูภาพรวมยอดขาย B2B แยกจากยอดขายผู้บริโภคทั่วไปของหน้าร้าน ทั้งหมดนี้ทำงานแยกต่างหากจากหน้าร้านเดิม ไม่ต้องแก้ไขอะไรในระบบเช็คเอาต์หรือการตั้งค่าร้านที่มีอยู่แล้ว