โปรแกรมออกใบแจ้งหนี้ ธุรกิจเทรดดิ้งและค้าส่ง

โปรแกรมออกใบแจ้งหนี้ ธุรกิจเทรดดิ้งและค้าส่ง ต้องรับปริมาณที่เครื่องมือทั่วไปมักไม่ได้ถูกออกแบบมารองรับ คือลูกค้าที่ยังใช้งานอยู่พร้อมกันหลักสิบถึงหลักร้อยราย แต่ละรายมีใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จเคลื่อนที่พร้อมกัน ส่งใบเสนอราคา แล้วทันทีที่ลูกค้าอนุมัติ แปลงเป็นใบแจ้งหนี้ในคลิกเดียว รายการและราคาเดิมติดไปด้วยโดยไม่ต้องพิมพ์ซ้ำ ไม่ว่าจะมีดีลกี่รายการเคลื่อนที่พร้อมกันในเวลาเดียวกัน

ฐานลูกค้าที่ใหญ่และขยายตัวตลอดเวลาเป็นทั้งโจทย์การบริหารจัดการและโจทย์การออกบิลไปพร้อมกัน ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ และประวัติการชำระเงินของลูกค้าแต่ละรายอยู่ในบันทึกเดียวที่ค้นหาได้ แทนสเปรดชีตที่ยิ่งมีแถวเพิ่มขึ้นก็ยิ่งช้าลงและเชื่อถือได้น้อยลง หายอดค้างชำระของลูกค้ารายหนึ่งท่ามกลางลูกค้าอีกหลายร้อยรายก็ใช้แค่การค้นหา ไม่ใช่การไล่สายตาทีละแถว ลูกค้าบางรายเป็นร้านค้ารายย่อยที่ยังไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม บางรายเป็นองค์กรที่จดทะเบียนแล้ว กำหนดอัตราภาษีต่อรายการแทนการตั้งค่าตายตัวทั้งบริษัท ใบแจ้งหนี้แต่ละใบจึงคิดอัตราที่ถูกต้องตามลูกค้ารายนั้นได้เสมอ

ปริมาณคือจุดที่ความผิดพลาดเล็กๆ ขยายตัวเร็วที่สุด กำหนดอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มต่อรายการไว้ครั้งเดียว ทุกใบแจ้งหนี้ที่สร้างจากราคานั้นก็คำนวณยอดก่อนภาษี ภาษี และยอดรวมให้ถูกต้องและสอดคล้องกันเสมอ ไม่ว่าจะเป็นใบที่ห้าของเดือนหรือใบที่ห้าร้อย ลูกค้า B2B บางรายหักภาษี ณ ที่จ่ายก่อนโอนเงินตามปกติ ทำเครื่องหมายลูกค้ากลุ่มนั้นไว้ครั้งเดียว แล้วยอดที่เขาหักจะถูกบันทึกไว้บนใบเสร็จโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่ชำระเงิน ทำให้ชุดการชำระเงินที่ขาดไปสองสามเปอร์เซ็นต์แต่ละชุดมีคำอธิบายที่ชัดเจนบนบันทึก แทนที่จะกลายเป็นงานไล่หาส่วนต่างทุกเดือน

ใบเสร็จออกได้ทันทีที่ลูกค้าชำระเงิน ทำให้ความต่างระหว่างยอดเสนอ ยอดที่บิลไป และยอดที่รับจริง ยังเห็นชัดในภาพเดียวแทนที่จะกระจายอยู่ในสามเอกสารกับอินบ็อกซ์อีเมล เมื่อมีอะไรต้องแก้ไข ไม่ว่าจะเป็นราคาที่พิมพ์ผิดหรือการคืนสินค้าบางส่วน ออกใบลดหนี้อ้างอิงใบแจ้งหนี้เดิมแทนการแก้ไขโดยตรง เลขที่เอกสารยังเรียงต่อเนื่องและมีประวัติที่ตรวจสอบย้อนกลับได้ทีละใบ สิ้นเดือน ส่งออกใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จทั้งหมดในคลิกเดียวให้นักบัญชี แทนการประกอบภาพจากไฟล์กระจัดกระจายในปริมาณที่สเปรดชีตเดียวไม่มีทางตามทัน