โปรแกรมออกใบแจ้งหนี้ สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก SME

โปรแกรมออกใบแจ้งหนี้ สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ที่ใช้งานได้จริงต้องทำงานเหมือนกันไม่ว่าจะมีคนใช้งานหนึ่งคนหรือห้าคน บันทึกรายชื่อลูกค้าและสินค้าไว้ครั้งเดียว จากนั้นพนักงานคนไหนที่มีสิทธิ์ตามหน้าที่ก็เลือกลูกค้า ใส่รายการ แล้วส่งใบแจ้งหนี้ที่มีแบรนด์บริษัทเป็น PDF หรือลิงก์ได้ทันที เลขที่เอกสารเรียงต่อเนื่องกันอัตโนมัติทั้งบริษัท ไม่มีใครบังเอิญใช้เลขที่ซ้ำกับที่เพื่อนร่วมงานออกไปเมื่อสัปดาห์ก่อน การกำหนดสิทธิ์ตามหน้าที่ยังทำให้ฝ่ายขายออกใบเสนอราคาได้โดยไม่ต้องแตะการตั้งค่าด้านการเงิน และฝ่ายบัญชีออกใบแจ้งหนี้ได้โดยไม่ต้องดูแลรายชื่อลูกค้าเอง ความรับผิดชอบของแต่ละคนจึงชัดเจนแม้ทีมจะโตขึ้น

การออกบิลของธุรกิจขนาดเล็กมักไม่ง่ายแบบนี้ตลอดไปเมื่อกิจการขยายตัว หากบริษัทมีกิจการในเครือมากกว่าหนึ่งแห่ง เช่น บริษัทดำเนินงานกับบริษัทโฮลดิ้ง แผน Premium ให้จัดการทั้งสองบริษัทจากบัญชีเดียว แยกแบรนด์ เลขที่เอกสาร และการตั้งค่าภาษีของแต่ละบริษัทชัดเจน ส่วนภาษีมูลค่าเพิ่มกำหนดได้ต่อรายการ ทุกใบแจ้งหนี้แสดงยอดก่อนภาษี ภาษี และยอดรวมชัดเจน หากขายข้ามพรมแดน ออกใบแจ้งหนี้เป็นสกุลเงินของลูกค้าได้โดยตรง แล้วให้รายงานสรุปกลับมาเป็นสกุลเงินหลักของบริษัท ลูกค้าต่างชาติยังเปิดดูอินเตอร์เฟซใบแจ้งหนี้เป็นภาษาของตัวเองได้ เพราะระบบรองรับ 9 ภาษา ซึ่งมีความหมายมากขึ้นเมื่อฐานลูกค้าต่างประเทศเริ่มมีสัดส่วนไม่น้อย

ไม่ใช่ทุกการขายที่จบในทันที ส่งใบเสนอราคาก่อน แล้วแปลงเป็นใบแจ้งหนี้ทันทีที่ลูกค้าอนุมัติ โดยไม่ต้องพิมพ์รายละเอียดซ้ำและไม่มีความเสี่ยงที่ตัวเลขระหว่างสองเอกสารจะไม่ตรงกัน เมื่อลูกค้าต้องการแก้ไขหรือคืนเงินบางส่วน ออกใบลดหนี้อ้างอิงใบแจ้งหนี้ต้นฉบับแทนการแก้ไขประวัติ เพื่อให้บัญชีของบริษัทกับบันทึกของสำนักงานบัญชีตรงกันเสมอ พอถึงสิ้นเดือน ดึงรายงานใบแจ้งหนี้และการชำระเงินออกมาเป็นชุดเดียวส่งให้สำนักงานบัญชีได้ทันที แทนที่จะต้องรวบรวมเอกสารจากพนักงานหลายคนด้วยมือทุกครั้งที่ปิดงบ

ความสม่ำเสมอมีความหมายมากขึ้นเมื่อทำงานเป็นทีม พนักงานทุกคนใช้เทมเพลตแบรนด์เดียวกัน ลูกค้าที่เคยติดต่อกับพนักงานสามคนของบริษัทก็ยังเห็นเอกสารหน้าตาเหมือนออกจากที่เดียวกัน และเมื่อได้งานที่คล้ายกับที่เคยออกบิลไปแล้ว คัดลอกใบแจ้งหนี้หรือใบเสนอราคาเดิมมาปรับวันที่และจำนวนเงินแทนการเริ่มพิมพ์ใหม่ทั้งหมด ช่วยให้ทั้งทีมทำงานด้วยจังหวะเดียวกันแทนที่จะสร้างเอกสารแบบเดิมซ้ำทุกครั้งไป