โปรแกรมออกใบแจ้งหนี้ สำหรับที่ปรึกษา

โปรแกรมออกใบแจ้งหนี้ สำหรับที่ปรึกษา ที่ใช้งานได้จริงต้องรองรับรูปแบบการคิดค่าบริการที่แต่ละงานใช้ บางครั้งอยู่ในใบแจ้งหนี้เดียวกันด้วยซ้ำ รวมค่าที่ปรึกษารายเดือน ค่าตัวรายวัน และค่าโปรเจกต์ไว้อย่างอิสระ แล้วส่งออกเป็น PDF ที่มีแบรนด์หรือลิงก์ที่ลูกค้าเปิดดูได้โดยไม่ต้องสมัครสมาชิก เอกสารทุกฉบับมีเลขที่เรียงต่อเนื่องอัตโนมัติ พร้อมบันทึกเวลาว่าสร้าง ส่ง และจ่ายเมื่อไร มีประโยชน์ในวันที่ลูกค้าองค์กรถามว่าใบแจ้งหนี้ส่งไปหรือยัง หรือยืนยันว่าไม่เคยได้รับ

งานที่ปรึกษาขนาดใหญ่มักไม่จบในบิลเดียว ส่งใบแจ้งหนี้มัดจำก่อนเริ่มงานเพื่อล็อกงานไว้ แล้วออกยอดสุดท้ายเมื่องานจบ ติดตามทั้งสองใบจนจ่ายครบภายใต้ประวัติลูกค้ารายเดียวกันแทนที่จะสลับดูสองระบบ หากเป็นบริษัทที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม กำหนดอัตราภาษีต่อรายการ ทุกใบไม่ว่ามัดจำหรือยอดสุดท้ายจะแยกยอดก่อนภาษี ภาษี และยอดรวมให้ชัดเจน ฝ่ายบัญชีของลูกค้าไม่ต้องถามกลับว่าตัวเลขไหนหมายถึงอะไร บิลลูกค้าต่างประเทศก็ตรงไปตรงมาเช่นกัน ออกเป็น USD EUR หรือ GBP ตามที่ลูกค้าจ่ายจริง แล้วให้แดชบอร์ดรวมยอดกลับมาเป็นสกุลเงินหลักสำหรับดูภาพรวมรายได้

ส่งข้อเสนองานเป็นใบเสนอราคาก่อน แล้วพอลูกค้าองค์กรอนุมัติ แปลงเป็นใบแจ้งหนี้ได้ในคลิกเดียวโดยไม่ต้องพิมพ์ขอบเขตงานหรืออัตราค่าบริการซ้ำ หากลูกค้าต่อรองใหม่ภายหลังหรือมีรายการที่ต้องแก้ไข ออกใบลดหนี้อ้างอิงใบแจ้งหนี้ต้นฉบับแทนการแก้ไขประวัติ เพราะลูกค้ารายที่จ่าย retainer มักกลับมาบิลซ้ำทุกเดือน คัดลอกใบแจ้งหนี้เดือนก่อนมาปรับตัวเลขแทนการสร้างใหม่ทุกครั้ง แล้วดึงรายงานทั้งปีออกมาส่งนักบัญชีได้ในคลิกเดียวเมื่อถึงเวลา

งานที่ปรึกษามักข้ามพรมแดนเป็นเรื่องปกติ ตัวระบบเองก็ใช้งานได้ใน 9 ภาษา ลูกค้าองค์กรต่างชาติจึงเปิดดูใบแจ้งหนี้ได้โดยไม่ต้องแปลศัพท์ก่อนอนุมัติจ่าย ถ้ากำลังย้ายฐานลูกค้าจากระบบเดิมมา นำเข้ารายชื่อลูกค้าและอัตราค่าบริการจากไฟล์สเปรดชีตได้ทีเดียวแทนการพิมพ์ทีละรายชื่อ แล้วทุก PDF ที่ส่งออกไปหลังจากนั้นก็ดึงข้อมูลตรงจากประวัติที่บันทึกไว้ ไม่ว่าจะเป็นสกุลเงินหรือเงื่อนไขการชำระเงินที่ตกลงกันไว้กับลูกค้ารายนั้น