โปรแกรมใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้ จากใบเสนอราคาสู่การเก็บเงินในคลิกเดียว

โปรแกรมใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้ ที่ใช้งานได้จริงต้องทำงานดีที่สุดตรงจุดที่เครื่องมือส่วนใหญ่สะดุด คือช่วงต่อระหว่างชนะงานกับการเก็บเงินจริง ส่งใบเสนอราคาที่มีแบรนด์ก่อนเริ่มงาน พอลูกค้าอนุมัติ กดปุ่มเดียวแปลงเป็นใบแจ้งหนี้ที่มีรายการและข้อมูลลูกค้าชุดเดียวกัน ไม่มีช่องว่างให้ราคาคลาดเคลื่อนระหว่างสิ่งที่ตกลงกันไว้กับสิ่งที่เรียกเก็บเงินจริง ใบเสนอราคาต้นฉบับยังเก็บไว้เป็นหลักฐานว่าเสนออะไรและลูกค้าอนุมัติอะไรไปในกรณีที่ต้องตรวจสอบภายหลัง

ธุรกิจไทยจำนวนมากที่ขายให้ลูกค้าองค์กรต้องผ่านขั้นตอนเทียบราคาสามเจ้าก่อนได้รับการอนุมัติจากฝ่ายจัดซื้อ ใบเสนอราคาที่จัดวางเป็นระเบียบ มีแบรนด์ชัดเจน และรายการที่อ่านง่าย มีโอกาสถูกนำไปเทียบกับคู่แข่งมากกว่าข้อความในแชทหรือสเปรดชีตที่พิมพ์รีบๆ ใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้ในระบบนี้จงใจแยกลำดับเลขที่ของตัวเองไว้อัตโนมัติ ใบเสนอราคาที่ไม่ได้รับการตอบรับจึงไม่ทำให้ลำดับเลขที่ใบแจ้งหนี้มีช่องว่างต้องอธิบาย และทั้งสองเอกสารใช้แบรนด์และฐานข้อมูลลูกค้าชุดเดียวกัน ดูเหมือนมาจากกระบวนการเดียวกันไม่ใช่เครื่องมือคนละตัวที่เอามาต่อกัน

ถ้าลูกค้าจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม หรืองานนั้นเสียภาษีมากกว่าหนึ่งอัตรา กำหนดอัตราภาษีต่อรายการไว้ตั้งแต่ในใบเสนอราคา แล้วตรรกะเดียวกันจะติดไปกับใบแจ้งหนี้ที่แปลงมาโดยอัตโนมัติ ยอดก่อนภาษี ภาษี และยอดรวมแสดงตรงกันในทั้งสองเอกสารโดยไม่ต้องคำนวณใหม่ บิลลูกค้าต่างประเทศก็ทำงานแบบเดียวกันในทั้งสองขั้นตอน เสนอราคาและออกใบแจ้งหนี้เป็นสกุลเงินของลูกค้า ขณะที่รายงานยังรวมยอดกลับมาเป็นสกุลเงินหลักให้ ไม่ว่าดีลนั้นจะปิดด้วยสกุลเงินเดียวหรือหลายสกุลเงินก็ตาม

ไม่ใช่ทุกใบเสนอราคาจะกลายเป็นสิ่งที่ตกลงกันไว้เป๊ะๆ ถ้าขอบเขตงานเปลี่ยนก่อนลูกค้าเซ็นอนุมัติ แก้ไขรายการในใบแจ้งหนี้โดยตรงก่อนส่งได้เลย ใบเสนอราคาต้นฉบับยังคงไม่ถูกแตะต้องในฐานะหลักฐานว่าเสนออะไรไปก่อนหน้านี้ และถ้ามีอะไรต้องแก้ไขหลังใบแจ้งหนี้ส่งออกไปแล้ว ออกใบลดหนี้อ้างอิงใบแจ้งหนี้นั้นแทนการแก้ประวัติ เพื่อให้เส้นทางตั้งแต่ใบเสนอราคาจนถึงใบแจ้งหนี้และการแก้ไข ยังตรวจสอบย้อนกลับได้ครบในที่เดียวต่อลูกค้าหนึ่งราย