5 ข้อผิดพลาดในการออกใบแจ้งหนี้ที่ SME มักทำ (และวิธีแก้ไขทันที)

ต้นทุนแฝงของการออกใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง

หากยังคงสร้างใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองอยู่ ธุรกิจมักเสียเวลา และบางครั้งเสียลูกค้าไปโดยไม่รู้ตัว ต่อไปนี้คือข้อผิดพลาดในการออกใบแจ้งหนี้ 5 ข้อที่ SME มักพบ พร้อมวิธีแก้ไขแต่ละข้อ

1. ข้อผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลด้วยมือ

การพิมพ์ข้อมูลลูกค้า รายการสินค้า และอัตราภาษีซ้ำทุกครั้งที่สร้างเอกสารใหม่ เปิดโอกาสให้เกิดการพิมพ์ผิด อัตรา VAT ผิด หรือข้อมูลตกหล่น ซึ่งล้วนทำให้การชำระเงินล่าช้าระหว่างรอการตรวจสอบแก้ไข

วิธีแก้: แปลงใบเสนอราคาเป็นใบแจ้งหนี้โดยตรง แทนที่จะพิมพ์ข้อมูลใหม่ ด้วย Lemon Invoice ข้อมูลลูกค้า รายการ และ VAT จะถูกดึงมาตรงตามที่เสนอราคาไว้ ไม่ต้องกรอกซ้ำและไม่มีโอกาสที่ข้อมูลจะคลาดเคลื่อนระหว่างเอกสาร

2. ใบแจ้งหนี้ที่ใช้เวลานานเกินไปกว่าจะส่งออก

ใบแจ้งหนี้ที่ค้างทำอยู่หลายวันก่อนจะส่งออก หมายถึงจำนวนวันเท่านั้นที่เพิ่มเข้าไปในระยะเวลารอรับเงิน

วิธีแก้: สร้างใบแจ้งหนี้ที่ดูเป็นมืออาชีพได้ในไม่กี่นาที แล้วส่งเป็น PDF ที่มีแบรนด์ของธุรกิจหรือเป็นลิงก์ทันทีที่งานเสร็จ แทนที่จะเก็บไว้ทำ "ทีหลัง"

3. การจัดเก็บเอกสารที่ไม่เป็นระบบ

การไล่หาใบแจ้งหนี้หนึ่งใบจากอีเมลหรือโฟลเดอร์ PDF โดยเฉพาะเมื่อนักบัญชีขอเอกสารของไตรมาสก่อนหน้า เป็นการเสียเวลาที่ไม่จำเป็น

วิธีแก้: เก็บใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จทุกใบไว้ในแดชบอร์ดเดียวที่ค้นหาได้ ทำให้ทุกเอกสารอยู่ห่างเพียงไม่กี่คลิก ไม่ใช่การตามหาที่ต้องเสียเวลา

4. ไม่รู้ชัดเจนว่าใครจ่ายเงินแล้วบ้าง

หากไม่มีระบบ การติดตามว่าใบแจ้งหนี้ใดชำระแล้ว ใบใดชำระเพียงบางส่วน และใบใดเลยกำหนดชำระโดยไม่รู้ตัว เป็นเรื่องง่ายที่จะพลาด จนกว่าปัญหากระแสเงินสดจะบังคับให้ต้องตรวจสอบ

วิธีแก้: ติดตามสถานะใบแจ้งหนี้ทุกใบว่าชำระแล้ว ชำระบางส่วน หรือเลยกำหนดชำระ จากแดชบอร์ดเดียว เพื่อให้รู้สถานะที่แท้จริงเสมอโดยไม่ต้องเปิดสเปรดชีต

5. ไม่ได้ติดตามภาษีหัก ณ ที่จ่ายของไทย

ลูกค้าไทยจำนวนมากหักภาษี ณ ที่จ่าย 3% ก่อนชำระใบแจ้งหนี้ค่าบริการ หากไม่ได้ติดตามยอดนี้แยกไว้ ยอดเงินที่ได้รับซึ่งขาดไปบางเปอร์เซ็นต์จากยอดในใบแจ้งหนี้ อาจดูเหมือนเงินขาดหาย ทั้งที่จริงแล้วไม่ใช่

วิธีแก้: หากเรียกเก็บเงินจากลูกค้าที่อยู่ในประเทศไทย Lemon Invoice จะทำเครื่องหมายลูกค้ารายนั้นสำหรับภาษีหัก ณ ที่จ่ายให้อัตโนมัติ และคำนวณ 3% มาตรฐานจากยอดก่อนภาษี (ก่อน VAT) แสดงไว้อย่างชัดเจนบนใบเสร็จ ทำให้ตัวเลขตรงกันโดยไม่ต้องทำบัญชีเพิ่มเติม

สรุป

ข้อผิดพลาดเหล่านี้ไม่ได้แก้ยากอย่างที่คิด เพียงแค่มีระบบที่จัดการงานซ้ำ ๆ แทน ด้วย Lemon Invoice สามารถแปลงใบเสนอราคาเป็นใบแจ้งหนี้และใบเสร็จได้โดยไม่ต้องพิมพ์ข้อมูลซ้ำ เพิ่มVAT แยกตามรายการพร้อมคำนวณยอดก่อนภาษี VAT และยอดรวมให้อัตโนมัติ และดูสถานะของใบแจ้งหนี้แต่ละใบ ไม่ว่าจะชำระแล้ว ชำระบางส่วน หรือเลยกำหนด จากแดชบอร์ดเดียว เริ่มต้นด้วยแผนฟรีแล้วดูว่าการออกใบแจ้งหนี้ของธุรกิจจะง่ายขึ้นได้แค่ไหน