จากใบเสนอราคาสู่การชำระเงิน — วิธีทำให้กระบวนการเรียกเก็บเงินทั้งหมดเป็นอัตโนมัติ

ปัญหาของการเรียกเก็บเงินแบบดั้งเดิม

ธุรกิจส่วนใหญ่มองการออกใบแจ้งหนี้เป็นงานแยกต่างหากที่ต่อท้ายการขาย ธุรกิจที่ชาญฉลาดกว่าจะเชื่อมกระบวนการทั้งหมดเข้าด้วยกัน ตั้งแต่ใบเสนอราคาไปจนถึงการรับชำระเงิน เพื่อไม่ให้ต้องพิมพ์ข้อมูลซ้ำหรือตรวจสอบซ้ำระหว่างทาง

ขั้นตอนการทำงานแบบแมนวลทั่วไปมีลักษณะดังนี้:

• สร้างใบเสนอราคาด้วยตนเอง
• พิมพ์ข้อมูลใหม่เป็นใบแจ้งหนี้เมื่อลูกค้าอนุมัติ
• ส่งทางอีเมล
• ตามทวงการชำระเงิน แล้วกระทบยอดด้วยตนเอง

ทุกขั้นตอนที่ต้องส่งต่อข้อมูลคือโอกาสที่ตัวเลขจะคลาดเคลื่อน รายการอาจตกหล่น หรือการติดตามอาจถูกลืม

วิธีที่ชาญฉลาดกว่า: กระบวนการเดียวที่เชื่อมต่อกัน

ระบบใบเสนอราคาสู่ใบแจ้งหนี้ที่เชื่อมต่อกันช่วยให้ทุกอย่างอยู่ในที่เดียว ตั้งแต่ใบเสนอราคาแรกไปจนถึงการชำระเงินครั้งสุดท้าย

ขั้นตอนที่ 1: สร้างใบเสนอราคา

สร้างใบเสนอราคาที่ดูเป็นมืออาชีพได้ในไม่กี่นาที พร้อมรายการสินค้า VAT และเงื่อนไขที่ระบุไว้อย่างชัดเจน

ขั้นตอนที่ 2: แปลงเป็นใบแจ้งหนี้โดยไม่ต้องพิมพ์ซ้ำ

เมื่อลูกค้าอนุมัติใบเสนอราคาแล้ว แปลงเป็นใบแจ้งหนี้ได้ด้วยคลิกเดียว รายการสินค้า ยอดรวม และ VAT จะถูกดึงมาตรงตามที่เสนอราคาไว้ ไม่ต้องกรอกข้อมูลใหม่และไม่มีโอกาสที่ตัวเลขจะคลาดเคลื่อนระหว่างสองเอกสาร

ขั้นตอนที่ 3: ส่งและติดตามสถานะ

ส่งใบแจ้งหนี้เป็น PDF ที่มีแบรนด์ของคุณหรือเป็นลิงก์ แล้วติดตามสถานะจากแดชบอร์ดว่าชำระแล้ว ชำระบางส่วน หรือเลยกำหนดชำระ ทำให้คุณรู้สถานะของใบแจ้งหนี้ทุกใบโดยไม่ต้องเปิดสเปรดชีต

ขั้นตอนที่ 4: ออกใบเสร็จ

เมื่อลูกค้าชำระเงินแล้ว แปลงใบแจ้งหนี้เป็นใบเสร็จได้ในขั้นตอนเดียว หากลูกค้าอยู่ในประเทศไทย Lemon Invoice จะทำเครื่องหมายภาษีหัก ณ ที่จ่ายให้อัตโนมัติ และคำนวณ 3% มาตรฐานจากยอดก่อนภาษี แสดงไว้อย่างชัดเจนบนใบเสร็จ ทำให้ยอดที่รับจริงซึ่งขาดไปบางส่วนมีคำอธิบายที่ชัดเจน ไม่ใช่ปริศนา

เหตุใดกระบวนการที่เชื่อมต่อกันจึงสำคัญ

ธุรกิจที่เชื่อมใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จเข้าด้วยกันจะได้รับ:

• ข้อผิดพลาดน้อยลง เพราะกรอกตัวเลขเพียงครั้งเดียว
• มองเห็นกระแสเงินสดชัดเจนขึ้น เพราะสถานะของทุกเอกสารอยู่ในแดชบอร์ดเดียว
• ใช้เวลากระทบยอดใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ และการชำระเงินด้วยตนเองน้อยลง

ออกแบบมาเพื่อ SME

Lemon Invoice ถูกออกแบบมาให้ใช้งานง่าย:

• ไม่ต้องตั้งค่าซับซ้อน
• ไม่ต้องมีความรู้ด้านเทคนิค
• มี VAT รายบรรทัด การเรียกเก็บเงินหลายสกุลเงิน และการจัดการภาษีหัก ณ ที่จ่ายของไทยแบบอัตโนมัติในตัว

คุณสามารถเริ่มต้นด้วยแผนฟรีของ Lemon Invoice เพื่อทดลองใช้กระบวนการทั้งหมดก่อนตัดสินใจ

สรุป

หากการเรียกเก็บเงินของคุณยังคงต้องพิมพ์ใบเสนอราคาใหม่เป็นใบแจ้งหนี้ ตามทวงเงินทางอีเมล และกระทบยอดทุกอย่างด้วยตนเองตอนสิ้นเดือน คุณกำลังเสียเวลาที่ไม่จำเป็น เชื่อมกระบวนการตั้งแต่ใบเสนอราคาถึงการชำระเงินของคุณด้วย Lemon Invoice วันนี้