การออกใบแจ้งหนี้สำหรับธุรกิจนำเข้า-ส่งออกในประเทศไทย

ความท้าทายเฉพาะของธุรกิจนำเข้า-ส่งออกในการออกใบแจ้งหนี้

ธุรกิจการค้าในประเทศไทยต้องรับมือกับความหลากหลายที่ธุรกิจบริการในประเทศทั่วไปไม่ค่อยพบในใบแจ้งหนี้เดียวกัน ทั้งลูกค้าต่างประเทศที่จ่ายเป็นดอลลาร์หรือยูโร ลูกค้าธุรกิจในประเทศที่จ่ายเป็นบาท VAT ที่มีลักษณะต่างกันขึ้นอยู่กับว่าสินค้าข้ามพรมแดนหรือไม่ และภาษีหัก ณ ที่จ่ายบนใบแจ้งหนี้ค่าบริการหรือค่าคอมมิชชันในประเทศ แต่ละเรื่องไม่ได้ซับซ้อนหากพิจารณาแยกกัน ปัญหาจริง ๆ อยู่ที่การจัดการให้สม่ำเสมอในทุกใบแจ้งหนี้

เรียกเก็บเงินลูกค้าต่างประเทศเป็นสกุลเงินของเขา แล้วสรุปกลับเป็นเงินบาท

Lemon Invoice ให้ออกใบแจ้งหนี้ให้ผู้ซื้อต่างประเทศเป็นดอลลาร์สหรัฐ ยูโร หรือสกุลเงินใดก็ตามที่ตกลงราคากัน ในขณะที่ใบแจ้งหนี้ในประเทศให้ลูกค้าไทยยังคงเป็นเงินบาท ทั้งสองแบบอยู่บนแดชบอร์ดเดียวกัน

สิ่งที่ควรทำความเข้าใจให้ชัดเจนตั้งแต่ต้นคือ Lemon Invoice ไม่ได้กำหนดหรือรับประกันอัตราแลกเปลี่ยนใด ๆ และไม่ใช่ผู้ให้บริการรับชำระเงิน สิ่งที่เลือกได้คือสกุลเงินและยอดเงินบนใบแจ้งหนี้เท่านั้น ส่วนการแปลงเงินกลับเป็นบาทจริง รวมถึงค่าธรรมเนียมที่ธนาคารหรือผู้ให้บริการรับเงินเรียกเก็บ เป็นเรื่องที่เกิดขึ้นนอกระบบ Lemon Invoice ระหว่างผู้ใช้กับธนาคารหรือผู้ให้บริการนั้น เมื่อตั้งราคาสินค้าส่งออกเป็นดอลลาร์ ควรคำนึงว่ายอดเงินที่เข้าบัญชีบาทจริงขึ้นอยู่กับอัตราแลกเปลี่ยนและค่าธรรมเนียมของธนาคารในวันที่รับเงิน ไม่ใช่ตัวเลขที่ Lemon Invoice แจ้งไว้ ส่วนภาพรวมสำหรับการรายงานของธุรกิจ แดชบอร์ดจะรวมยอดใบแจ้งหนี้ทุกใบกลับมาเป็นสกุลเงินหลักของธุรกิจ ทำให้เดือนที่มีลูกค้าจ่ายเป็นดอลลาร์ ยูโร และบาท ยังรวมออกมาเป็นยอดเดียวที่ชัดเจนเป็นเงินบาท

VAT รายบรรทัด: ในประเทศ 7% เทียบกับส่งออก 0%

การขายในประเทศไทยโดยทั่วไปมี VAT 7% คิดแยกตามรายการ ส่วนสินค้าส่งออกและบริการบางประเภทที่เข้าเงื่อนไขมักใช้อัตรา 0% แทนอัตรามาตรฐาน ซึ่งเป็นตัวเลขที่ใส่ในรายการนั้น ไม่ใช่รูปแบบพิเศษที่ต้องตั้งค่าแยกต่างหาก ส่วนการพิจารณาว่าสินค้าหรือบริการรายการใดเข้าเงื่อนไขอัตรา 0% หรือไม่ เป็นเรื่องที่ควรตรวจสอบกับนักบัญชีโดยอ้างอิงเอกสารส่งออกจริง Lemon Invoice ไม่ได้เป็นผู้ตัดสินเรื่องนี้ให้

เมื่อทราบอัตราที่ใช้แล้ว Lemon Invoice จะคำนวณเหมือนกันทุกใบแจ้งหนี้ คือใส่ยอดก่อนภาษีและอัตราต่อรายการ แล้วระบบคำนวณยอดก่อนภาษี VAT และยอดรวมให้อัตโนมัติ ไม่ว่าจะเป็นรายการในประเทศที่ 7% หรือรายการส่งออกที่ 0% แม้อยู่ในใบแจ้งหนี้เดียวกันก็ตาม

ภาษีหัก ณ ที่จ่ายบนใบเสร็จธุรกิจในประเทศ

หากขายชิ้นส่วน บริการขนส่งสินค้า หรือบริการอื่นให้ลูกค้าธุรกิจไทย ใบแจ้งหนี้นั้นอาจต้องเสียภาษีหัก ณ ที่จ่ายมาตรฐานของไทยควบคู่กับ VAT Lemon Invoice จัดการเรื่องนี้เหมือนกับลูกค้าไทยรายอื่น ๆ:

• ทำเครื่องหมายลูกค้าที่อยู่ในประเทศไทยให้อัตโนมัติ เพียงตั้งค่าประเทศของลูกค้าเป็นประเทศไทย Lemon Invoice จะทำเครื่องหมายลูกค้ารายนั้นสำหรับภาษีหัก ณ ที่จ่ายทันที เหมาะกับธุรกิจนำเข้า-ส่งออกที่มีทั้งลูกค้าในและต่างประเทศอยู่ในรายชื่อเดียวกัน
• คำนวณ 3% มาตรฐานจากยอดก่อนภาษีให้อัตโนมัติ คำนวณจากยอดก่อนคิด VAT ตรงตามอัตรามาตรฐานที่ใช้กับใบแจ้งหนี้ค่าบริการและค่าคอมมิชชันส่วนใหญ่
• แสดงยอดบนใบเสร็จ เมื่อบันทึกการชำระเงิน ยอดที่ถูกหักจะแสดงไว้ชัดเจนบนใบเสร็จ ทำให้ยอดที่เข้าบัญชีจริงตรงกับบันทึกในระบบ

เรื่องนี้ใช้เฉพาะกับลูกค้าที่อยู่ในประเทศไทยเท่านั้น ผู้ซื้อต่างประเทศที่จ่ายเป็นดอลลาร์หรือยูโรไม่ได้รับผลกระทบ สิ่งที่ Lemon Invoice ไม่ทำคือ ไม่ออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายอย่างเป็นทางการ ไม่ยื่นภาษีต่อกรมสรรพากร และไม่สามารถตั้งค่าอัตราภาษีหัก ณ ที่จ่ายเองได้ เรื่องนี้ยังคงเป็นหน้าที่ของลูกค้า (หรือกระบวนการบัญชีของธุรกิจเอง หากเป็นฝ่ายหัก) และนักบัญชี

Incoterms: คำย่อที่มีประโยชน์ ไม่ใช่การยื่นศุลกากร

หากใบแจ้งหนี้อ้างอิงเงื่อนไขอย่าง FOB CIF หรือ EXW Lemon Invoice ให้ใส่ข้อความเหล่านี้เป็นข้อมูลประกอบบนใบแจ้งหนี้ได้ ซึ่งเป็นคำย่อที่ผู้ซื้อและผู้รับขนส่งสินค้าเข้าใจตรงกันอยู่แล้วว่าใครรับผิดชอบการขนส่ง ประกันภัย และความเสี่ยงในแต่ละขั้นตอน สิ่งที่ควรทำความเข้าใจให้ชัดเจนคือข้อมูลนี้เป็นเพียงข้อความประกอบเท่านั้น Lemon Invoice ไม่ได้ยื่นเอกสารศุลกากร ไม่ได้ตรวจสอบว่า Incoterm ใดใช้ได้กับสินค้าที่ส่งออกจริง และไม่ได้เชื่อมต่อกับระบบศุลกากรหรือระบบขนส่งใด ๆ การระบุเงื่อนไขบนใบแจ้งหนี้เป็นเพียงความสะดวกสำหรับเก็บเอกสารประกอบ ไม่ใช่การยื่นเรื่องต่อศุลกากร

แดชบอร์ดเดียวสำหรับการค้าในและต่างประเทศ

ธุรกิจนำเข้า-ส่งออกไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องมือแยกกันสองชุดสำหรับใบแจ้งหนี้สองประเภท ใน Lemon Invoice:

• เรียกเก็บเงินลูกค้าต่างประเทศเป็นสกุลเงินของเขา และเรียกเก็บลูกค้าในประเทศเป็นเงินบาท ติดตามได้บนแดชบอร์ดเดียวกัน
• ใส่ VAT แยกตามรายการ 7% สำหรับในประเทศ หรือ 0% สำหรับส่งออก พร้อมคำนวณยอดก่อนภาษี VAT และยอดรวมให้อัตโนมัติ
• ติดตามใบแจ้งหนี้ทุกใบว่าชำระแล้ว ชำระบางส่วน หรือเลยกำหนด ไม่ว่าจะเป็นสกุลเงินใด
• ลูกค้าไทยในประเทศถูกทำเครื่องหมายภาษีหัก ณ ที่จ่ายมาตรฐาน 3% จากยอดก่อนภาษีให้อัตโนมัติ แสดงบนใบเสร็จ ส่วนลูกค้าต่างประเทศไม่ได้รับผลกระทบ
• เปลี่ยนใบเสนอราคาเป็นใบแจ้งหนี้ และใบแจ้งหนี้เป็นใบเสร็จ โดยไม่ต้องพิมพ์ข้อมูลลูกค้าหรือรายการซ้ำ ไม่ว่าจะเป็นสกุลเงินใด

ตัวอย่างง่าย ๆ

สมมติส่งออกสินค้าให้ผู้ซื้อในสหรัฐฯ มูลค่า 8,000 ดอลลาร์ ระบุ FOB บนใบแจ้งหนี้ คิด VAT 0% สัปดาห์เดียวกันออกใบแจ้งหนี้ให้พาร์ตเนอร์ขนส่งสินค้าชาวไทย 30,000 บาท สำหรับบริการจัดการในประเทศ พร้อม VAT 7% คิดเป็น VAT 2,100 บาท ยอดรวม 32,100 บาท และลูกค้ารายนี้ถูกทำเครื่องหมายภาษีหัก ณ ที่จ่ายมาตรฐาน 3% (900 บาทจากยอดก่อนภาษี) แสดงบนใบเสร็จเมื่อชำระเงินแล้ว ใบแจ้งหนี้ทั้งสองอยู่บนแดชบอร์ดเดียวกัน ใบดอลลาร์ติดตามเป็นดอลลาร์ ใบบาทติดตามเป็นบาท ส่วนภาพรวมยังคงสรุปเป็นยอดเดียวที่ชัดเจนในสกุลเงินบาท

เหมาะกับใครมากที่สุด

หากเป็นธุรกิจนำเข้า-ส่งออก บริษัทการค้า หรือผู้ให้บริการที่เกี่ยวข้องกับการขนส่งสินค้าในประเทศไทยที่เรียกเก็บเงินทั้งลูกค้าต่างประเทศและลูกค้าในประเทศ โปรแกรมออกใบแจ้งหนี้ที่ออกแบบมาเพื่อธุรกิจลักษณะนี้โดยเฉพาะ ช่วยให้ทั้งสองด้านของธุรกิจอยู่ในชุดเอกสารเดียวที่เป็นระเบียบ แทนที่จะต้องสลับใช้สเปรดชีตหรือเครื่องมือแยกกันสำหรับใบแจ้งหนี้ในและต่างประเทศ

จัดระเบียบใบแจ้งหนี้การค้าตั้งแต่สินค้าล็อตแรก

การออกใบแจ้งหนี้สำหรับธุรกิจนำเข้า-ส่งออกไม่จำเป็นต้องใช้ระบบแยกกันสำหรับแต่ละสกุลเงินและรูปแบบภาษี เรียกเก็บเงินเป็นสกุลเงินที่ถูกต้อง ใช้อัตรา VAT ที่เหมาะสมต่อรายการ และให้ Lemon Invoice ทำเครื่องหมายภาษีหัก ณ ที่จ่ายในประเทศให้อัตโนมัติ เพื่อให้บทสนทนากับนักบัญชีเป็นเรื่องตัวเลข ไม่ใช่การไล่รวมข้อมูลจากเอกสารที่กระจัดกระจาย