ออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าต่างประเทศจากประเทศไทย: สกุลเงิน VAT และการรับเงิน

การเรียกเก็บเงินจากลูกค้าต่างประเทศ

ฟรีแลนซ์และธุรกิจขนาดเล็กในไทยทำงานกับลูกค้าต่างประเทศมากขึ้นทุกปี ไม่ว่าจะเป็นลูกค้าออกแบบในเยอรมนี ลูกค้าซอฟต์แวร์ในสหรัฐฯ หรือสัญญาที่ปรึกษารายเดือนในสิงคโปร์ การเรียกเก็บเงินจากลูกค้ากลุ่มนี้ให้ดีต้องแก้ปัญหาสองเรื่องที่ใบแจ้งหนี้ในประเทศไม่มี คือจะเรียกเก็บเงินเป็นสกุลใด และ VAT จะมีผลอย่างไรเมื่อลูกค้าไม่ได้อยู่ในประเทศไทย

หากจัดการสองเรื่องนี้ให้ถูกต้อง การรับเงินก็จะตรงไปตรงมา แต่ถ้าคิดแก้ปัญหาเฉพาะหน้าทีละใบแจ้งหนี้ ก็อาจเจอปัญหาสกุลเงินไม่ตรงกัน รายการ VAT ที่นักบัญชีเข้าใจยาก และงานกระทบยอดที่ปวดหัวตอนสิ้นปี

เรียกเก็บเงินเป็นสกุลเงินของลูกค้า

Lemon Invoice ให้ออกใบแจ้งหนี้เป็นสกุลเงินที่ลูกค้าใช้จ่ายจริง ไม่ว่าจะเป็นดอลลาร์สหรัฐ ยูโร หรือสกุลเงินใดก็ได้ที่เลือกในแต่ละใบแจ้งหนี้ ลูกค้าต่างประเทศจะเห็นยอดเป็นสกุลเงินของตนเอง ไม่ต้องแปลงเป็นบาทเองก่อนจะอนุมัติจ่ายเงิน

สิ่งที่ควรทำความเข้าใจให้ชัดเจนคือ Lemon Invoice ไม่ได้กำหนดหรือรับประกันอัตราแลกเปลี่ยนใด ๆ และไม่ใช่ผู้ให้บริการรับชำระเงิน สิ่งที่เลือกได้คือสกุลเงินและยอดเงินของใบแจ้งหนี้นั้น ส่วนการแปลงสกุลเงินจริงเมื่อได้รับเงิน รวมถึงค่าธรรมเนียมที่ธนาคารหรือผู้ให้บริการรับเงินเรียกเก็บ เป็นเรื่องที่เกิดขึ้นนอกระบบ Lemon Invoice ระหว่างผู้ใช้กับธนาคารหรือผู้ให้บริการนั้น ควรคำนึงถึงเรื่องนี้เมื่อกำหนดราคาเป็นสกุลเงินต่างประเทศ เพราะยอดเงินที่เข้าบัญชีบาทจริงขึ้นอยู่กับอัตราแลกเปลี่ยนและค่าธรรมเนียมของธนาคารในวันนั้น ไม่ใช่อัตราที่ Lemon Invoice แจ้งไว้

VAT บนใบแจ้งหนี้ข้ามประเทศ

ใบแจ้งหนี้สำหรับลูกค้าที่อยู่นอกประเทศไทยจะต้องเสีย VAT หรือไม่ และในอัตราเท่าไร ขึ้นอยู่กับรายละเอียดของบริการและลูกค้ารายนั้น ควรตรวจสอบกับนักบัญชีให้แน่ใจ ไม่ควรเดาเอาเองทีละใบแจ้งหนี้

ไม่ว่าผลจะเป็นอย่างไร Lemon Invoice ให้การจัดการ VAT แบบรายบรรทัดที่ชัดเจนเช่นเดียวกับใบแจ้งหนี้ในประเทศ คือใส่อัตรา VAT ในแต่ละรายการ แล้วระบบคำนวณยอดก่อนภาษี ภาษีมูลค่าเพิ่ม และยอดรวมให้อัตโนมัติ หากรายการใดไม่มี VAT ก็เพียงใส่เป็นอัตรา 0% รูปแบบและการคำนวณยังเหมือนเดิม ทำให้ใบแจ้งหนี้อ่านง่ายสำหรับลูกค้าต่างประเทศเช่นเดียวกับลูกค้าไทย

ใบแจ้งหนี้ในประเทศและต่างประเทศ อยู่ในที่เดียวกัน

ไม่จำเป็นต้องใช้ระบบแยกกันสองระบบ ใน Lemon Invoice ใบแจ้งหนี้ให้บริษัทไทยและใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าต่างประเทศอยู่บนแดชบอร์ดเดียวกัน แต่ละใบมีสกุลเงินและการจัดการ VAT ของตัวเอง:

• เรียกเก็บเงินเป็นสกุลเงินที่ลูกค้าใช้จ่ายจริง กำหนดได้ในแต่ละใบแจ้งหนี้
• ใส่ VAT แยกตามรายการ พร้อมคำนวณยอดก่อนภาษี ภาษีมูลค่าเพิ่ม และยอดรวมให้อัตโนมัติ ตามอัตราที่ใช้จริง
• ติดตามใบแจ้งหนี้ทุกใบว่าชำระแล้ว ชำระบางส่วน หรือเลยกำหนด ไม่ว่าจะเป็นสกุลเงินใด
• สำหรับลูกค้าที่อยู่ในประเทศไทย Lemon Invoice ทำเครื่องหมายภาษีหัก ณ ที่จ่ายให้อัตโนมัติ และคำนวณ 3% มาตรฐานจากยอดก่อนภาษี แสดงบนใบเสร็จ ส่วนลูกค้าต่างประเทศจะไม่ได้รับผลกระทบส่วนนี้ เพราะใช้เฉพาะกับลูกค้าที่อยู่ในประเทศไทยเท่านั้น
• เปลี่ยนใบเสนอราคาเป็นใบแจ้งหนี้ และใบแจ้งหนี้เป็นใบเสร็จ โดยไม่ต้องพิมพ์ข้อมูลลูกค้าหรือรายการซ้ำ ไม่ว่าเอกสารนั้นจะเป็นสกุลเงินใด

เห็นภาพรวมเป็นเงินบาท

การเรียกเก็บเงินหลายสกุลไม่ได้แปลว่าต้องเสียการควบคุมตัวเลขของตัวเอง แดชบอร์ดของ Lemon Invoice จะรวมยอดใบแจ้งหนี้ทุกใบ ไม่ว่าจะออกเป็นสกุลเงินใด กลับมาเป็นสกุลเงินหลักของธุรกิจ ซึ่งโดยทั่วไปคือเงินบาท ทำให้เดือนที่มีลูกค้าจ่ายเป็นดอลลาร์ ยูโร และบาท ยังรวมออกมาเป็นยอดเดียวที่ชัดเจน ส่วนรายงานหรือไฟล์ส่งออกที่นักบัญชีต้องการแยกตามสกุลเงิน ก็สามารถกรองดูทีละสกุลเงินได้เช่นกัน

ตัวอย่างง่าย ๆ

สมมติออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าในเยอรมนี 1,000 ยูโรสำหรับโครงการหนึ่ง หลังจากตรวจสอบกับนักบัญชีแล้วว่างานนี้ควรใส่ VAT อัตราใด จึงใส่เป็นรายการ 0% รูปแบบใบแจ้งหนี้เหมือนเดิม เพียงเปลี่ยนอัตราจาก 7% เป็น 0% สัปดาห์เดียวกันออกใบแจ้งหนี้ให้บริษัทไทย 20,000 บาทสำหรับงานที่ปรึกษาในประเทศ พร้อม VAT 7% ต่อรายการ คิดเป็น VAT 1,400 บาท ยอดรวม 21,400 บาท ใบแจ้งหนี้ทั้งสองใบอยู่บนแดชบอร์ดเดียวกัน ใบยูโรติดตามเป็นยูโร ใบบาทติดตามเป็นบาทและถูกทำเครื่องหมายภาษีหัก ณ ที่จ่าย 3% ของลูกค้าไทยไว้อัตโนมัติเมื่อชำระเงิน ส่วนภาพรวมยังแสดงเป็นยอดรวมเดียวในสกุลเงินบาท

เหมาะกับใครมากที่สุด

หากเป็นฟรีแลนซ์ ที่ปรึกษา หรือธุรกิจขนาดเล็กในไทยที่ทำงานกับลูกค้าต่างประเทศ ไม่ว่าจะควบคู่กับลูกค้าไทยหรือแทนที่ก็ตาม การออกใบแจ้งหนี้หลายสกุลเงินที่ออกแบบมาเพื่อเรื่องนี้โดยเฉพาะ ช่วยให้ทั้งสองด้านของธุรกิจอยู่ในชุดเอกสารเดียวที่เป็นระเบียบ แทนที่จะต้องสลับใช้เครื่องมือหรือแม่แบบแยกกันสำหรับงานในและต่างประเทศ

เริ่มเรียกเก็บเงินจากต่างประเทศได้อย่างมั่นใจ

ไม่ต้องคิดมากเมื่อจะออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าต่างประเทศรายใหม่ เลือกสกุลเงินของลูกค้า ใส่รายการพร้อมอัตรา VAT ที่ถูกต้อง แล้วส่งได้เลย Lemon Invoice จะช่วยจัดระเบียบส่วนที่เหลือ เพื่อให้บทสนทนากับนักบัญชีเป็นเรื่องธุรกิจของคุณ ไม่ใช่การไล่คลี่สเปรดชีตที่ยุ่งเหยิง