ภาษีหัก ณ ที่จ่าย บนใบแจ้งหนี้: สิ่งที่ฟรีแลนซ์และ SME ไทยควรรู้

ภาษีหัก ณ ที่จ่ายบนใบแจ้งหนี้คืออะไร

หากเรียกเก็บเงินค่าบริการจากลูกค้าในประเทศไทย หลายคนคงเคยสังเกตว่ายอดเงินที่ได้รับจริงน้อยกว่ายอดในใบแจ้งหนี้อยู่ไม่กี่เปอร์เซ็นต์ นั่นมักเป็นผลจาก ภาษีหัก ณ ที่จ่าย เพราะธุรกิจไทยจำนวนมากมีหน้าที่ต้องหักภาษีจากยอดค่าบริการไว้ส่วนหนึ่งก่อนจ่ายเงิน แล้วนำส่งกรมสรรพากรแทนผู้รับเงิน ก่อนที่ยอดที่เหลือจะโอนมาถึงผู้ให้บริการ

สำหรับใบแจ้งหนี้ค่าบริการวิชาชีพส่วนใหญ่ระหว่างคู่สัญญาที่มีถิ่นที่อยู่ในประเทศไทย อัตรามาตรฐานคือ 3% ของยอดก่อนภาษี (ก่อน VAT) เช่น กรณีฟรีแลนซ์หรือธุรกิจในประเทศไทยเรียกเก็บเงินจากบริษัทไทย ส่วนผู้รับงานที่ไม่มีถิ่นที่อยู่ในประเทศไทยและเรียกเก็บเงินจากลูกค้าไทยจากต่างประเทศ จะใช้กฎเกณฑ์และอัตราที่แตกต่างออกไป ซึ่งขึ้นอยู่กับอนุสัญญาภาษีซ้อน จึงควรตรวจสอบสถานการณ์ของตนเองให้ชัดเจน แทนที่จะสันนิษฐานว่าใช้อัตรา 3% เดียวกัน

ทำไมเรื่องนี้ถึงสร้างความสับสนให้ฟรีแลนซ์และ SME

ภาษีหัก ณ ที่จ่ายไม่ใช่เรื่องซับซ้อนเมื่อรู้ล่วงหน้าว่าจะถูกหัก แต่ก็ยังสร้างความสับสนได้จากหลายสาเหตุ:

• ยอดที่ถูกหักไม่ได้ปรากฏในใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ ลูกค้าจะเป็นผู้คำนวณและหักออกตอนจ่ายเงินเท่านั้น
• ยอดเงินที่ได้รับซึ่งน้อยกว่ายอดในใบแจ้งหนี้ 3% อาจดูเหมือนจ่ายไม่ครบหรือเป็นความผิดพลาด หากไม่ได้เตรียมใจไว้ก่อน
• การกระทบยอด "ยอดที่แจ้งหนี้" กับ "ยอดที่ได้รับจริง" ด้วยมือทีละใบ เป็นเรื่องที่ผิดพลาดได้ง่าย

ภาษีหัก ณ ที่จ่ายในทางปฏิบัติหมายถึงอะไร

ใครเป็นผู้หัก และหักเท่าไร

ลูกค้าเป็นผู้หักภาษี ไม่ใช่ผู้ให้บริการ โดยจะหักออกจากยอดที่จ่ายให้ และเป็นหน้าที่ของลูกค้าที่จะนำส่งกรมสรรพากร อัตรามาตรฐานสำหรับค่าบริการส่วนใหญ่คือ 3% ของยอดก่อนภาษี ก่อนคิด VAT

หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย: ไม่ใช่สิ่งที่โปรแกรมออกใบแจ้งหนี้ออกให้

เมื่อลูกค้าไทยหักภาษี ณ ที่จ่าย ลูกค้ามีหน้าที่ต้องออก หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ให้ผู้ให้บริการ และยื่นแบบภาษีที่เกี่ยวข้อง (เช่น ภ.ง.ด.3 สำหรับบุคคลธรรมดา หรือ ภ.ง.ด.53 สำหรับนิติบุคคล) ต่อกรมสรรพากร หนังสือรับรองและการยื่นภาษีนี้เป็นหน้าที่ของลูกค้า หรือของผู้ให้บริการเองหากเป็นฝ่ายที่ต้องหักภาษีในฐานะธุรกิจไทยที่จ่ายเงินให้ผู้รับจ้าง โดยทำงานร่วมกับนักบัญชี ไม่มีโปรแกรมออกใบแจ้งหนี้ใดที่จะออกหนังสือรับรองอย่างเป็นทางการหรือยื่นภาษีแทนได้ เพราะขั้นตอนนี้เป็นหน้าที่ของฝ่ายที่มีหน้าที่หักภาษี ไม่ใช่หน้าที่ของโปรแกรมที่ใช้สร้างใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ

Lemon Invoice จัดการภาษีหัก ณ ที่จ่ายอย่างไร

Lemon Invoice ไม่ได้พยายามทำหน้าที่แทนนักบัญชีหรือขั้นตอนเอกสารทางการ แต่สิ่งที่ทำคือช่วยตัดงานกระทบยอดด้วยมือที่เกี่ยวข้องออกไป:

• ทำเครื่องหมายลูกค้าที่อยู่ในประเทศไทยให้อัตโนมัติ เพียงตั้งค่าประเทศของลูกค้าเป็นประเทศไทย Lemon Invoice จะทำเครื่องหมายลูกค้ารายนั้นสำหรับภาษีหัก ณ ที่จ่ายให้ทันที ไม่ต้องจำเองว่าลูกค้ารายใดเข้าเงื่อนไขนี้
• คำนวณ 3% มาตรฐานให้อัตโนมัติ ยอด 3% คำนวณจากยอดก่อนภาษี (ก่อน VAT) ตรงตามอัตรามาตรฐานที่ใช้กับใบแจ้งหนี้ค่าบริการส่วนใหญ่
• แสดงยอดบนใบเสร็จ เมื่อบันทึกการชำระเงิน ยอดที่ถูกหักจะแสดงไว้อย่างชัดเจนบนใบเสร็จ ทำให้ยอดที่ปรากฏในบัญชีธนาคารตรงกับยอดในใบเสร็จ เพราะมีการหักภาษี ณ ที่จ่ายอธิบายไว้ชัดเจน ไม่ใช่ยอดที่ขาดหายไปโดยไม่รู้สาเหตุ

สิ่งที่ Lemon Invoice ไม่ทำ: ไม่ออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายอย่างเป็นทางการ ไม่ยื่นแบบ ภ.ง.ด.3 หรือ ภ.ง.ด.53 ต่อกรมสรรพากร และไม่สามารถตั้งค่าอัตราภาษีหัก ณ ที่จ่ายเองหรือแยกตามรายการได้ ระบบใช้อัตรามาตรฐาน 3% จากยอดก่อนภาษีอย่างสม่ำเสมอเท่านั้น หนังสือรับรองและการยื่นภาษียังคงเป็นหน้าที่เดิมเช่นเดียวกับปัจจุบัน คือของลูกค้า (หรือกระบวนการบัญชีของธุรกิจเอง) และนักบัญชี

ตัวอย่างง่าย ๆ

สมมติว่าออกใบแจ้งหนี้ค่าบริการที่ปรึกษาให้ลูกค้าไทยเป็นยอด 10,000 บาท (ก่อนภาษี) บวก VAT 7% รวมเป็น 10,700 บาท ลูกค้าหักภาษี ณ ที่จ่าย 3% ของยอดก่อนภาษี (300 บาท) แล้วโอนเงินมาให้ 10,400 บาท พร้อมออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายสำหรับยอด 300 บาทนั้น ใน Lemon Invoice ลูกค้ารายนี้ถูกทำเครื่องหมายสำหรับภาษีหัก ณ ที่จ่ายไว้แล้ว ระบบคำนวณยอด 300 บาทให้อัตโนมัติ และแสดงไว้บนใบเสร็จทันทีที่บันทึกว่าใบแจ้งหนี้ชำระแล้ว ทำให้ยอด 10,400 บาทที่ได้รับจริงตรงกับบันทึกในระบบพอดี แทนที่จะต้องมานั่งหาว่ายอด 300 บาทที่หายไปนั้นไปอยู่ที่ไหน

เรื่องนี้สำคัญกับใครมากที่สุด

ภาษีหัก ณ ที่จ่ายบนใบแจ้งหนี้เป็นเรื่องที่พบเจอบ่อยสำหรับฟรีแลนซ์ ที่ปรึกษา และธุรกิจไอทีหรือธุรกิจบริการที่เรียกเก็บเงินจากลูกค้าไทย หากตรงกับสถานการณ์ของธุรกิจ ลองดูว่า Lemon Invoice จัดการการออกใบแจ้งหนี้สำหรับธุรกิจไอทีและธุรกิจบริการอย่างไร รวมถึงการติดตามภาษีหัก ณ ที่จ่ายอัตโนมัติบนใบเสร็จทุกใบ

ให้หนังสือรับรองและการยื่นภาษีเป็นหน้าที่ของนักบัญชี

มองว่า Lemon Invoice เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ และบันทึกภาษีหัก ณ ที่จ่ายเป็นระเบียบและกระทบยอดตรงกันเสมอ ส่วนนักบัญชี (ของธุรกิจเองหรือของลูกค้า) ยังคงเป็นผู้ออกหนังสือรับรองและยื่นภาษีต่อกรมสรรพากรตามเดิม การจัดระเบียบด้านใบแจ้งหนี้ให้เรียบร้อยจะทำให้การพูดคุยกับนักบัญชีเรื่องนี้ง่ายและเร็วขึ้น ไม่ใช่ในทางกลับกัน